Betriebsvereinbarungen und Verträge: Die Nagel-Group erleichtert mit Azure OpenAI Service die Informationssuche für die Belegschaft

Die Herausforderung: Überangebot an Informationen erschwert die Suche nach Details

Die Logistikbranche befindet sich im Umbruch: Viele ehemals manuelle Prozesse, die direkter Bestandteil der Lieferketten sind, werden zunehmend automatisiert. Interne Prozesse folgen jedoch häufig erst im zweiten Schritt. Dabei bieten auch diese Prozesse viel Potenzial, um beispielsweise das Management von Informationen innerhalb des Unternehmens effizienter zu gestalten. Fragen, wie ‚Welche Vertragskonditionen gelten für unsere Kunden in der Schweiz?‘, ‚Was sind unsere Richtlinien zum mobilen Arbeiten?‘, ‚Wie beantrage ich meinen Urlaub richtig?‘, beschäftigen Mitarbeitende in allen Unternehmen tagtäglich. Doch die Suche nach den richtigen Antworten auf diese Fragen wird oft durch die enorme Menge an Unternehmensdaten erschwert und kostet folglich viel Zeit.

Michael Lütjann, CIO der Nagel-Group, berichtet: „Auch bei uns fallen beispielsweise in den Bereichen Vertrieb, Real Estate, HR oder IT so viele Informationen an, dass die Mitarbeitenden diese Fülle nicht mehr effektiv verarbeiten können. Dadurch hat man die Informationen, die man in einem bestimmten Moment braucht, nicht schnell zur Hand.“ Wenn die Mitarbeiter*innen bei der Nagel-Group in der Vergangenheit Informationen zu einem Vertrag oder einer Betriebsvereinbarung benötigten, mussten sie im Daten-Management-System oder im Intranet nach dem exakten Schlagwort suchen: „Aber auch mit dem exakten Schlagwort wurde man trotzdem nicht oder nur zum Teil fündig – oder man erhielt viel zu viele Informationen. Der Grund dafür: Die statische Volltextsuche konnte Informationen nicht intelligent miteinander in Beziehung setzen“, erklärt Sven Kreciszewski, IT-Innovation Manager bei der Nagel-Group. „Aber genau das ist es, was generative künstliche Intelligenz leisten kann.“

Aus diesem Grund entschloss sich die Nagel-Group frühzeitig, eine Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat zum Thema künstliche Intelligenz (KI) zu schließen. „Damit hatten wir den Grundstein für sämtliche Anwendungsfälle im Bereich KI und unser NagelGPT auf Basis von Azure OpenAI Service gelegt. Rückblickend war es eine wichtige Entscheidung, die es uns ermöglichte, so schnell in das Thema einzusteigen“, sagt Michael Lütjann.

Die Lösung: NagelGPT auf Basis von Azure OpenAI Service liefert immer die richtigen Antworten

Gemeinsam mit dem Partner P3 hat die Nagel-Group in der Umsetzung zunächst die Anwendungsfälle priorisiert, die für die Mitarbeitenden den größten Mehrwert bieten. „Das sind naturgemäß die Betriebsvereinbarungen, die unternehmensweit gelten und für deren Einhaltung der Arbeitgeber verantwortlich ist“, sagt Sven Kreciszewski. Bei der Suche nach den geltenden Regelungen zum mobilen Arbeiten oder zu Weihnachtsgeschenken für Geschäftspartner*innen öffnen die Mitarbeitenden heute ganz einfach NagelGPT in Microsoft Teams und geben ihre Frage ein. Microsoft Copilot Studio nimmt diese Frage im Hintergrund entgegen und leitet sie via Power Automate an die zentrale Anwendung weiter.

Mithilfe von Azure OpenAI Service wird für jede Anfrage ein inhaltlicher „Fingerabdruck“ erstellt. Gleichzeitig werden Hinweise auf Filterparameter interpretiert. Dies ist die Basis für den anschließenden Start der eigentlichen Suche in allen Dokumenten über Azure KI Search. Sobald das System fündig geworden ist, sammelt es alle Informationen und generiert aus Frage, Textstellen und Konversationshistorie eine entsprechende Antwort. „Die Nutzer*innen bekommen mit der Antwort direkt alle Quellenangaben und Referenzen aus den Original-Textstellen mitgeliefert. Das spart Zeit bei der Suche und erleichtert auch das Nachlesen im Anschluss“, berichtet Dr. Nils Drescher, Head of AI & Data Analytics bei P3. „Die semantische Suche im NagelGPT holt die Mitarbeitenden genau dort ab, wo sie mit ihrem Know-how stehen. Sie können zu einem bestimmten Thema nun viel offener und breiter fragen und bekommen trotzdem eine passende Antwort.“

Nach der erfolgreichen Implementierung des ersten Use Cases folgte direkt der zweite: „Durch den modularen Aufbau des Systems und die leistungsfähigen Modelle von Azure OpenAI Service integrieren wir auch kurzfristig neue Funktionen und Dokumente problemlos. So reagieren wir immer schnell auf Anfragen aus den Fachbereichen und halten die Datenbasis einfach auf dem aktuellen Stand“, sagt Sven Kreciszewski. Das ist besonders für den Vertrieb wichtig, dessen Dokumente aktuell in NagelGPT eingepflegt werden. „Wenn sich Parameter plötzlich ändern, müssen wir innerhalb kürzester Zeit die Details der betroffenen Kundenverträge abrufen können. Hier unterstützt uns heute NagelGPT ergänzend“, sagt Michael Lütjann. „Wir können unseren Wissens-Bot auch fragen, wann welche Verträge enden und an welchem Standort welcher Vertrag für ein bestimmtes Produkt gilt. Daraus können wir ein Gesamtbild der Vertragsparameter entwickeln. So erhöhen wir einerseits Transparenz und Standardisierung, weil wir unseren Kunden über alle Standorte hinweg einheitliche Bedingungen anbieten können. Andererseits können wir auf Basis dessen auch unsere Planung für den Transport vorausschauender gestalten.“

NagelGPT ist vollständig in die Microsoft Umgebung der Nagel-Group integriert. „Dadurch konnten wir direkt in unserer vorhandenen Infrastruktur starten – ohne vorher noch einmal separate Verträge zu den Themen Datenschutz, -verfügbarkeit und -aufbereitung schließen zu müssen. Das – und die Zusammenarbeit mit Microsoft und P3 – war für uns der Garant für Geschwindigkeit.“ Auch für die Mitarbeitenden war die Integration in bestehende Tools, wie Microsoft Teams, enorm wichtig: „Die Eingabe der Fragestellungen an die KI, das Prompting, ist schon eine Kunst für sich. Da muss man den Kolleg*innen aushelfen und zeigen, wie es geht. Wenn dann noch ein neues Tool dazu kommt, kann es schnell frustrierend werden“, sagt Sven Kreciszewski. „Aber durch die Unterstützung von P3 konnten wir diese Transformationsthemen einfach bewerkstelligen.“

Damit ist auch der Weg für die Zukunft klar: Die Nagel-Group will weiterhin die unterschiedlichen Kompetenzen aus Branchenwissen, Technologie und Umsetzung bündeln. „Mit der Einführung von Copilot für Microsoft 365 als ‚Early Adopter‘ werden wir weitere Effizienzgewinne realisieren, neue Trends setzen und die Digitalisierung in der Logistik vorantreiben. Denn uns war von Anfang an klar, dass KI die Branche massiv verändern wird und wir uns deshalb früh mit dem Thema beschäftigen müssen, um künftig Akzente zu setzen und die KI-Transformation mit anzuführen.“

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